Mail statt Post: Rechtssichere elektronische Dokumente mit indatex
Neue e-box Services
Steuerlich relevante Dokumente per Mail versenden und 60 Prozent der Kosten sparen
Starnberg (ots)
indatex bietet ab sofort mit den e-box Services verschiedene Module für den sofortigen Einstieg zur elektronischen Übermittlung steuerrechtlich relevanter Dokumente. Dazu gehören Dienstleistungen wie die Einbindung einer elektronischen Signatur, Benachrichtigung der Empfänger per EDI oder E-Mail sowie die Archivierung über zehn Jahre. Damit sparen die Unternehmen bis zu 60 Prozent ihrer administrativen Kosten unter anderem durch den Wegfall des Portos.
Das Umsatzsteuerrecht wurde am 1. Januar 2004 aufgrund einer EU-Richtlinie geändert und die elektronische Übermittlung von vorsteuerrechtlichen Dokumenten und Belegen neu geregelt. Nach § 14 muss lediglich die Echtheit der auf elektronischem Wege übermittelten Rechnungen und die Unversehrtheit des Inhaltes durch eine qualifizierte elektronische Signatur gewährleistet werden. Damit kann ein Bereich, der bisher bei der elektronischen Datenübermittlung ausgespart wurde, nun auch auf Papier verzichten und von den enormen Einspar- und Optimierungspotenzialen profitieren.
indatex bietet mit den e-box Services nun das komplette Leistungspaket für die Nutzung der elektronischen Übermittlung inklusive einer qualifizierten Signatur sowie Archivierung. Alle Komponenten werden zum Fixpreis angeboten und laufende Kosten entstehen nur für die tatsächlich übermittelten Dokumente. "Wir ermöglichen mit den neuen e-box Services nicht nur spürbare Kostensenkungen bereits nach acht bis 12 Wochen, sondern auch Prozessbeschleunigung und -transparenz.", erklärt Stefan Tittel, Manging Director von indatex. "Damit erhalten die Unternehmen erstmals die Möglichkeit, ohne Risiko das Thema EDI tatsächlich zu 100 Prozent zu leben."
In der Praxis sieht das Angebot wie folgt aus: Per EDI werden die Informationen aus dem System des Kunden übernommen und auf die Business Integration Platform B.I.P., die indatex gemeinsam mit T-Sytems betreibt, übertragen. Anschließend werden die Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur des Trust Centers der Deutschen Telekom versehen und in ein Webarchiv eingestellt. Der Belegempfänger erhält eine E-Mail entweder direkt mit dem PDF-Dokument oder mit einer Benachrichtigung, dass das Dokument für ihn bereitsteht. Er kann rund um die Uhr darauf zugreifen und nach erfolgreichem Download erhält der Absender eine Quittierungsdatei.
indatex gewährleistet ebenfalls die Validierung der elektronischen Signatur, so dass nur die tatsächlich berechtigten Personen darauf zugreifen. Die Archivierung im e-box Archiv kann gemäß den gesetzlichen Archivierungsvorschriften (GDPdU) für mindestens zehn Jahre erfolgen und beinhaltet neben dem Dokument auch das Signaturfile und den Prüfbericht.
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