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Records Management: Handlungsbedarf bei KMU

Bern (ots)

Die ordnungsgemässe Verwaltung der
Geschäftsunterlagen (Records Management) wird  zunehmend zum
Wettbewerbsvorteil. Während viele international tätige Grosskonzerne
dies erkannt haben, liegt diesbezüglich bei KMUs in der Schweiz noch
vieles im Argen. Dies ergab eine  Studie der Hochschule für Technik
und Wirtschaft HTW Chur.
Die Studie wurde im Auftrag des Ausschuss eArchiv (AeA) des
Vereins schweizerischer Archivarinnen und Archivare (VSA)
durchgeführt. Fachlich wurde sie geleitet von Prof. Dr. Niklaus
Stettler, Dozent für Archivwissenschaft an der HTW Chur. Befragt
wurden total 28 Firmen  unterschiedlicher Betriebsgrösse
(multinationale Grossbetriebe sowie grössere KMU's) aus den  Branchen
Chemie/Pharma, Finanz- und Elektrizita_tswirtschaft. Ziel war die
Sensibilisierung von  Verantwortlichen aller Stufen für das Thema
Records Management.
Bei der Studie kristallisierten sich drei Problembereiche heraus:
  • Records Management beschränkt sich auf die wenigen bekannten und klassischen Bereiche des Schriftguts (Finanzen, Personal u.a.m.).
  • Die Unterlagen aus Office-Systemen, insbesondere Korrespondenz mit E-Mails, entziehen sich der zentralen Verwaltung durch einen Akten- und Aufbewahrungsplan.
  • Alle Mitarbeiter brauchen Ausbildung und interne Schulung, um die Thematik des Records Managements besser bekannt zu machen und die Prozesse der Schriftgutverwaltung betriebsintern zu verbessern.
  • Klar wurde auch, dass die Bedeutung von Records Management weiter zunimmt und aufgrund der Herausforderungen der Informationstechnologie einem raschen Wandel unterliegt. Dieser Wandel bezieht sich auch auf den Beruf des Records Managers und Archivars.
Download unter: http://www.vsa-aas.org/rmsurvey.htmloder
http://www.informationswissenschaft.ch/fileadmin/uploads/pdf/csi/RMSurveySchweiz.pdf

Kontakt:

Prof.Dr.Niklaus Stettler
Dozent für Archivwissenschaft
Tel. +41/81/286'24'79
Fax +41/81/286'24'00
E-Mail: niklaus.stettler@fh-htwchur.ch

Jürg Hagmann
Vorsitzender AeA
Records Manager
Tel. +41/61/324'89'85
E-Mail: juerg.hagmann@novartis.com

VSA
Sekretariat
CH 3000 Bern 8
Tel. +41/31/312'72'72
Fax +41/31/312'38'01
Internet: www.vsa-aas.org
Internet: vsa-aas@smueller.ch