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CeBIT 2007 (15. bis 21. März): Dokumentenmissmanagement drückt auf die Produktivität - DMS-Forum auf der CeBIT 2007 zeigt den Weg zu mehr Effizienz im Büro

Hannover (ots)

Aufgrund des steigenden Wettbewerbs suchen
Manager verstärkt nach Möglichkeiten, die Effizienz im Unternehmen zu
optimieren und gleichzeitig den Kundenservice zu verbessern. Der 
Schlüssel hierzu liegt in schlankeren Prozessen und im schnelleren 
Zugriff auf Informationen. Beides erreicht man durch den Einsatz 
elektronischer Dokumenten-Management-Systeme (DMS), die das Verwalten
und Verarbeiten von Dokumenten erleichtern und benötigte 
Informationen schnell finden und anzeigen. Auf der CeBIT 2007 
informiert das DMS-Forum des Fachverbandes VOI - Verband 
Organisations- und Informationssysteme e. V., Bonn, gemeinsam mit der
Deutschen Messe darüber, wie Unternehmen sämtliche 
dokumentenbasierten Prozesse maßgeblich verbessern und damit die 
Effizienz ihrer Mitarbeiter erheblich steigern bei gleichzeitig 
verbessertem Kundenservice und Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen.
Von der Industrie lernen
Das Optimierungspotenzial bei der Herstellung und Fertigung von 
Produkten ist durch eine weitgehende Automatisierung und 
Standardisierung der Prozesse nahezu ausgeschöpft. Im Gegensatz dazu 
besteht in den Verwaltungen zahlreicher Betriebe diesbezüglich noch 
erheblicher Nachholbedarf. Nach einer Untersuchung des VOI nutzen 
gerade einmal 30 Prozent mittelständischer Unternehmen in Deutschland
ein Dokumenten-Management-System. Petra Greiffenhagen, 
Vorstandsvorsitzende des VOI, kommentiert: "Wissenschaftliche Studien
belegen, dass Unternehmen rund ein Drittel der Gesamtarbeitszeit und 
bis zu 40 Prozent der Arbeitskosten für ein bestehendes 
Dokumentenmissmanagement aufwenden." Greiffenhagen weiter: "Typische 
Zeitfresser sind beispielsweise das händische Einpflegen relevanter 
Daten in EDV-Systeme, die papierbasierte Ablage in Aktenordern, die 
das Suchen nach geschäftskritischen Informationen verlangsamt, oder 
die papierbasierte Vorgangsmappe, die mit oft langen Liegezeiten von 
Abteilung zu Abteilung wandert und jeweils immer nur einem 
Mitarbeiter zur Verfügung steht."
Unternehmen, die ein Dokumenten-Management-System im Einsatz 
haben, profitieren dagegen von einer schnelleren Verarbeitung von 
Geschäftsprozessen, verkürzten Suchzeiten oder einer beschleunigten 
und exakten Auskunftsfähigkeit bei Kundenanfragen. Dies wird unter 
anderem dadurch erreicht, dass sämtliche Dokumente und die darin 
enthaltenen Informationen zentral abgelegt sind. Eingehende 
papierbasierte Dokumente, wie beispielsweise Aufträge oder 
Rechnungen, können unmittelbar beim Posteingang eingescannt, die 
darin enthaltenen Informationen ausgelesen und an das ERP-System zur 
Weiterverarbeitung übergeben werden. Der digitalisierte Beleg wandert
ins elektronische Archiv und steht somit Mitarbeitern bei Bedarf zur 
Verfügung. So genannte Workflow-Mechanismen steuern Geschäftsvorgänge
von Abteilung zu Abteilung. "Dies sind nur einige Beispiele, die den 
Nutzen von Dokumenten-Management-Systemen verdeutlichen sollen", so 
Greiffenhagen. "Unser Ziel als größter Verband der DMS-Branche in 
Deutschland ist es, den CeBIT-Besuchern den Nutzen solcher Lösungen 
transparent zu machen."
Dafür hat der VOI mit seinen Mitgliedern ein umfassendes 
Vortragsprogramm zusammengestellt, das während der gesamten 
Messedauer in Halle 1 durchgeführt wird.
Vorträge: Vom Basiswissen bis zu Detailinformationen Die Vorträge 
der Experten erläutern beispielsweise in verständlicher Form, was 
denn überhaupt ein Dokumenten-Management-System ist und aus welchen 
Komponenten es besteht. Ferner wird aufgezeigt, was bei der Auswahl 
eines solchen Systems zu beachten ist. Wie Unternehmen ihr 
Optimierungspotenzial durch eine Analyse vor Einführung eines DMS 
ermitteln können und wie ein DMS zu verbesserten Geschäftsprozessen 
führt, sind weitere Vortragsthemen. Darüber hinaus geht es auf dem 
VOI-Forum unter anderem auch um rechtliche Aspekte, die es bei der 
Einführung eines DMS zu beachten gilt. Weiterhin erläutern die 
Referenten, worauf Anwender bei der Archivierung von E-Mails achten 
müssen.
Das Thema "optimierte Posteingangsbearbeitung" nimmt innerhalb des
DMS-Forums einen breiten Raum ein. In dieser Vortragsreihe erhält der
Besucher einen ersten Überblick darüber, wie eingehende Dokumente 
effizient bearbeitet werden können. Darüber hinaus informieren die 
VOI-Experten über rechtliche Grundlagen, stellen die einzelnen 
Prozessschritte dar und gehen auf die Wirtschaftlichkeitsfaktoren 
ein. Besucher, die live und im Zusammenhang sehen wollen, wie eine 
digitale Postbearbeitung vonstatten geht, finden in direkter Nähe des
VOI-Forums ein Musterbüro. Dort werden mittels unterschiedlicher 
Technologien Dokumente eingescannt und papierlos von Arbeitsplatz zu 
Arbeitsplatz geleitet, bis sie schließlich in der Postausgangsstelle 
wieder als Ergebnis des digitalen Bearbeitungsprozesses zu Papier 
werden.
Der Verband Organisations- und Informationssysteme (VOI)
Der VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. mit 
Sitz in Bonn repräsentiert die überwiegende Mehrheit der Anbieter der
Branche für Enterprise Content- (ECM) und  
Dokumenten-Management-Systeme. Mit der Positionierung als der in 
Deutschland führende unabhängige Verband der zukunfts- und 
wachstumsträchtigen eBusiness-Branche verdeutlicht der VOI die 
steigende wirtschaftliche und technologische Bedeutung seiner 
Mitgliedsunternehmen in den europäischen und internationalen Märkten.
Pressekontakt:

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Weitere Pressetexte und Fotos finden Sie unter:
www.cebit.de/presseservice.

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