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OpenText AG

Open Text präsentiert neue Version seiner elektronischen Personalakte

St. Gallen (ots)

Open Text (NASDAQ: OTEX, TSX: OTC) bringt die
Version 2.0 seiner Lösung "Open Text Employee Information Management
(EIM)" auf den Markt. Die elektronische Personalakte von Open Text
ist speziell für das Zusammenspiel mit SAP ERP HCM konzipiert,
beschleunigt Arbeitsabläufe und ermöglicht die rechtssichere digitale
Aufbewahrung von Personaldokumenten. Neu sind in Version 2.0
insbesondere eine verbesserte Benutzerführung und Unterstützung von
SAP ESS (Employee Self Service) und SAP MSS (Manager Self Service)
sowie ein sicherer Gastzugang, der Anwendern unter Einhaltung aller
relevanten gesetzlichen Bestimmungen einen temporären Zugriff auf
Inhalte aus Personalakten erlaubt.
Heutzutage wird die Arbeit von Personalabteilungen als Service
aufgefasst, der zunehmend an seinem Beitrag zur Erreichung der
strategischen Unternehmensziele gemessen wird. Mit 70 Prozent ist der
Anteil des reinen Verwaltungsaufwands in diesem Bereich besonders
hoch; gleichzeitig ist der Dokumentenanteil in allen Prozessen der
Personalabteilung signifikant. Zu viel Zeit geht mit der Suche nach
Informationen in Papierakten und aus unterschiedlichsten Systemen wie
SAP, E-Mail oder Office verloren, um einfache Anfragen von
Mitarbeitern oder Managern zu beantworten. Strategische Aufgaben wie
Mitarbeitersuche und -auswahl sowie Personalentwicklung kommen im
Gegenzug oftmals zu kurz.
Strategisches Personalmanagement
Die Lösung für dieses Problem ist die Implementierung einer
elektronischen Personalakte und die weitgehende Automatisierung
wiederkehrender Abläufe mit Open Text Employee Information Management
(EIM). Die Open Text-Lösung ermöglicht die Weiterentwicklung von
einer eher administrativ ausgerichteten hin zu einer strategischen
Personalabteilung. Der gesamte Lebenszyklus der ausschliesslich
elektronisch geführten und gepflegten Personalakten wird
rechtssicher, zum Beispiel unter Einhaltung aller
Datenschutzrichtlinien oder Vorschriften zur Aktenaufbewahrung und
-löschung, gemanagt. Jeder einzelne Schritt wird mitprotokolliert, so
dass die Unternehmen ihrer Nachweispflicht etwa im Rahmen des
Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes jederzeit lückenlos nachkommen
können.
Open Text Employee Information Management (EIM) ist insbesondere
mit der Lösung SAP ERP HCM (Human Capital Management) integriert. Die
Anwender können direkt aus der Open Text-Lösung heraus auf SAP ERP
HCM-Objekte zugreifen und SAP-Transaktionen ausführen, ohne die
Applikation wechseln zu müssen. Umgekehrt lässt sich direkt aus
HCM-Transaktionen die zugehörige Mitarbeiterakte in EIM aufrufen.
Alle Dokumente einer Personalakte werden über eine übersichtliche und
flexible Ordnerstruktur mit Kategorien und Unterkategorien zur
Verfügung gestellt. In der Akte kann vom Mitarbeiter sehr komfortabel
unter Verwendung von so genannten Thumbnails, also Miniaturbildern
von Dokumenten, geblättert werden, um möglichst rasch zum gewünschten
Dokument zu gelangen. Office- und Desktop-Dokumente oder E-Mails
lassen sich einfach per Drag and Drop an beliebigen Stellen in der
Akte einfügen.
Self-Service- und Shared-Service-Szenarien
Während die Mitarbeiter der Personalabteilung EIM von Open Text im
vertrauten SAP GUI nutzen können, erhalten Manager und Mitarbeiter
Zugriff auf die für sie freigegebenen Bereiche der Akte über SAP
Employee- und SAP Manager Self Service. Über den neu in Version 2.0
implementierten Gastzugang kann jedem Mitarbeiter für einen
begrenzten Zeitraum Zugriff auf seine Akte einfach über Web gegeben
werden. Selbstverständlich ist dabei sicher gestellt, dass nur die
Inhalte der eigenen Akte und nur solche Informationen abrufbar sind,
für die der jeweilige Mitarbeiter ein gesetzliches Einsichtsrecht
besitzt. EIM eignet sich damit besonders zur Realisierung von
Self-Service-Szenarien, so dass die Mitarbeiter in der
Personalabteilung von zeitraubenden Routineanfragen sowohl von Seiten
ihrer Kollegen als auch des Managements entlastet werden.
Durch die zentrale Bereitstellung von Mitarbeiterinformationen in
Aktenform bietet EIM von Open Text darüber hinaus alle
Voraussetzungen zum Aufbau eines Shared Service Centers im
Personalwesen grosser Unternehmen. So lässt sich das
Personalmanagement aller Unternehmensbereiche und -teile
zentralisieren und wegen der damit verbundenen Synergieeffekte
kostensparender und effizienter gestalten. Weitere Informationen zur
elektronischen Personalakte von Open Text sind unter
www.opentext.ch/eim abrufbar.

Kontakt:

Open Text AG
Manuela Wanzek, Marketing Manager
Tel.: +41/71/227'95'00
E-Mail: manuela.wanzek@opentext.com
Internet: www.opentext.com

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