Genug Aufträge, zu wenig Cashflow: Wie das Unternehmenscoaching von Smart Trading Gains betriebliche Engpässe löst
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Graz (ots)
Genug Aufträge, volle Terminkalender und trotzdem bleibt finanziell zu wenig hängen: Dieses Problem kennen viele Inhaber kleiner Unternehmen. Angebote gehen zu spät raus, Rechnungen bleiben liegen oder wichtige Entscheidungen landen immer wieder beim Geschäftsführer. Im Tagesgeschäft fallen solche Schwachstellen oft kaum auf, können den Cashflow aber spürbar belasten. Doch wie lassen sich diese Engpässe erkennen und gezielt beheben?
In vielen kleinen Unternehmen wird der Inhaber schnell zur zentralen Anlaufstelle. Angebote landen zur Prüfung auf seinem Schreibtisch, Mitarbeiter warten bei Sonderfällen auf eine Entscheidung und Rückfragen aus dem Tagesgeschäft ziehen ihn immer wieder ins operative Geschehen. Solange er überall einspringt, fallen fehlende Strukturen kaum auf. Erst wenn Angebote liegen bleiben, Interessenten zu spät eine Antwort erhalten oder Rechnungen nicht rechtzeitig gestellt werden, zeigen sich die wirtschaftlichen Folgen. Gleichzeitig bleibt kaum Zeit, die Ursachen zu beheben, weil der Inhaber bereits damit beschäftigt ist, den laufenden Betrieb zusammenzuhalten. „Wenn ohne den Inhaber nichts läuft, hat das Unternehmen kein Zeitproblem, sondern ein Strukturproblem“, erklärt Thomas Wabnig, Gründer von Smart Trading Gains.
„Unternehmer brauchen in dieser Situation keinen weiteren Videokurs. Sie brauchen klare Antworten darauf, wo es im Betrieb hakt und was konkret verändert werden muss“, sagt Thomas Wabnig. Mit dem STG Unternehmenscoaching bringt er diese Herangehensweise nun gezielt in inhabergeführte Unternehmen. Dabei greift er auf rund sechs Jahre Erfahrung aus Geschäftsführer-Trainings, Coachings und Beratung zurück. Bereits vor dem offiziellen Start unterstützte Thomas Wabnig Unternehmer dabei, ihren Außenauftritt, ihre Website und Bewertungen ebenso wie interne Abläufe zu verbessern. Heute richtet sich das Angebot an Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern aus den Bereichen Handwerk, Handel, Produktion und Dienstleistung. Statt ein zusätzliches Selbststudium in den ohnehin vollen Arbeitsalltag zu packen, arbeitet Thomas Wabnig direkt mit den Betrieben an konkreten Schwachstellen und deren Umsetzung. Als erstes nach ISO-9001 zertifiziertes Ausbildungszentrum aus Graz/Österreich arbeitet Smart Trading Gains bereits in der Trading-Ausbildung mit klar definierten Prozessen und überträgt diesen Ansatz nun auf das Unternehmenscoaching.
Erst prüfen, dann verändern: Der Standort- und Cash-Check
Bevor einzelne Abläufe verändert werden, braucht es zunächst einen klaren Blick auf den Betrieb. Denn nicht jede Schwachstelle wirkt sich gleichermaßen auf den Cashflow aus. Im Standort- und Cash-Check prüft Thomas Wabnig deshalb gemeinsam mit den Unternehmern Abläufe, Zuständigkeiten, Angebote, Preise, Außenauftritt und zentrale Unternehmenszahlen. Daraus arbeitet er die drei Bereiche heraus, bei denen Veränderungen den größten wirtschaftlichen Unterschied machen können. „In den meisten Betrieben gibt es mehr als drei Dinge, die man verbessern könnte. Die entscheidende Frage ist aber, womit der Unternehmer anfangen sollte, damit sich möglichst schnell ein spürbarer Effekt im Tagesgeschäft und in den Zahlen zeigt“, erklärt Thomas Wabnig.
Welche Prioritäten sich daraus ergeben, unterscheidet sich von Betrieb zu Betrieb. Während in einem Unternehmen Aufgaben liegen bleiben, weil Verantwortlichkeiten nicht eindeutig geregelt sind, verliert ein anderes Zeit und Umsatz durch verspätete Angebote oder fehlendes Nachfassen. Auch eine schwache Sichtbarkeit kann dazu führen, dass zu wenige passende Interessenten anfragen und stattdessen viele Gespräche mit Kunden geführt werden, die hauptsächlich über den Preis entscheiden. Die weitere Zusammenarbeit setzt deshalb dort an, wo sich mit konkreten Veränderungen der größte wirtschaftliche Hebel ergibt. Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigt sich besonders deutlich bei wiederkehrenden Abläufen im Vertrieb.
Verbindliche Prozesse entlasten Vertrieb und Geschäftsführung
Gerade bei wiederkehrenden Abläufen zeigt sich, wie schnell fehlende Strukturen Zeit und Umsatz kosten können. Werden Angebote je nach Auslastung mal früher und mal später erstellt oder Interessenten nur dann nachgefasst, wenn jemand daran denkt, hängt der Vertrieb zu stark vom Tagesgeschäft ab. Im STG Unternehmenscoaching arbeitet Thomas Wabnig deshalb mit den Betrieben an festen Routinen für genau diese Vorgänge. Dazu gehören etwa Vertriebsleitfäden, klare Angebots- und Nachfassprozesse oder feste Abläufe für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Für wiederkehrende Aufgaben wird konkret festgelegt, wer sie übernimmt, bis wann sie erledigt sein müssen und welche Anforderungen dabei gelten. Das entlastet auch die Geschäftsführung, weil weniger operative Entscheidungen immer wieder bei ihr landen.
„Die Branche entscheidet darüber, wie ein Prozess konkret aussehen muss. Wichtig ist, dass Mitarbeiter in wiederkehrenden Situationen wissen, was als Nächstes zu tun ist, ohne jedes Mal auf eine Entscheidung des Geschäftsführers zu warten“, sagt Thomas Wabnig. Wie solche Vorgaben aussehen, hängt entsprechend vom jeweiligen Betrieb ab. Ein Handwerks- oder Baubetrieb kann beispielsweise festlegen, dass Angebote innerhalb von 48 Stunden versendet und nach fünf Tagen konsequent nachgefasst werden. Eine Kalkulationsvorlage mit Mindestdeckungsbeitrag schafft zusätzlich klare Grenzen für die Angebotserstellung. Im Handel und Großhandel können feste Rabattgrenzen spontane Nachlässe vermeiden, während Dienstleister ihre Standardleistungen klar definieren und Erstgespräche mit einem festen Leitfaden strukturieren.
STG Unternehmenscoaching: Mit einem klaren Außenauftritt die richtigen Kunden erreichen
Funktionierende Vertriebsprozesse helfen vor allem dann, wenn auch die passenden Interessenten auf das Unternehmen aufmerksam werden. Vermitteln Website, Bewertungen oder die Darstellung der eigenen Leistungen kein klares Bild, entstehen dagegen schnell Gespräche mit Kunden, die nicht zum Angebot passen oder ihre Entscheidung hauptsächlich vom Preis abhängig machen. Gleichzeitig erkennen potenziell interessante Kunden womöglich nicht, warum gerade dieser Betrieb für ihre Anforderungen geeignet ist. Im STG Unternehmenscoaching gehört deshalb auch der Außenauftritt zu den Bereichen, die Thomas Wabnig gemeinsam mit den Unternehmern überprüft. Angebot und Positionierung sollen so verständlich werden, dass Interessenten bereits vor dem ersten Gespräch besser einschätzen können, ob eine Zusammenarbeit für sie infrage kommt.
Wie sich solche Veränderungen im Alltag bemerkbar machen können, zeigen bisherige Projekte. Bei einem Kunden stieg der Cash innerhalb von fünf Monaten um 60 Prozent. Gleichzeitig brachte die Zusammenarbeit mehr Ordnung in den Arbeitsalltag, weil die identifizierten Baustellen nicht mehr parallel liefen, sondern nacheinander bearbeitet wurden. Ein anderer Betrieb verzeichnete zur Halbzeit 22 Prozent mehr Umsatz bei einer Auslastung von rund 70 Prozent. Thomas Wabnig berichtet aus seinen bisherigen Projekten insgesamt von Cashflow-Steigerungen zwischen 11 und 97 Prozent. Solche Zahlen sind jedoch immer das Ergebnis einer individuellen Entwicklung und keine feste Erwartung für die Zusammenarbeit. Wie sich ein Betrieb tatsächlich entwickelt, hängt von seiner Ausgangslage, dem Markt, der Branche und davon ab, wie konsequent die erarbeiteten Maßnahmen im Alltag umgesetzt werden.
Klare Abläufe sollen den Betrieb langfristig entlasten
Die Veränderungen aus dem Coaching sollen auch dann funktionieren, wenn die Zusammenarbeit längst beendet ist. Deshalb entwickelt das STG Unternehmenscoaching gemeinsam mit den Betrieben klare Routinen für wiederkehrende Aufgaben und hält Zuständigkeiten, Abläufe und Anforderungen nachvollziehbar fest. Mitarbeiter können sich daran im Arbeitsalltag orientieren, während die Geschäftsführung anhand der wichtigsten Unternehmenszahlen erkennt, wo sie nachsteuern muss. Die erarbeiteten Systeme und Unterlagen bleiben im Unternehmen und bilden damit die Grundlage, um die neuen Strukturen eigenständig weiterzuführen.
Einen Großteil dieser Veränderungen erarbeiten die Unternehmer im STG Unternehmenscoaching digital und direkt im laufenden Betrieb. Für Themen, die sich besser persönlich bearbeiten lassen, bietet Smart Trading Gains zusätzlich Termine und Workshops im Penthouse am Bahnhofgürtel 59 in Graz/Österreich oder direkt beim Kundenunternehmen an. Entscheidend ist dabei, dass die entwickelten Abläufe anschließend ohne dauerhafte Begleitung funktionieren. Bearbeitet ein Mitarbeiter Angebote nach einer festen Routine oder folgt der Vertrieb klar definierten nächsten Schritten, landen weniger operative Fragen bei der Geschäftsführung. Die neuen Strukturen sollen so Schritt für Schritt vom Unternehmen selbst getragen werden.
Wenn der Inhaber nicht mehr jede Antwort selbst geben muss
Mit klaren Abläufen verändert sich langfristig auch die Rolle des Inhabers im Unternehmen. Denn mit zunehmender Auslastung wachsen nicht nur die Aufträge, sondern auch die Zahl der Entscheidungen und Rückfragen im Tagesgeschäft. Laufen diese weiterhin bei einer Person zusammen, entsteht schnell der nächste Engpass. Klare Routinen geben Mitarbeitern dagegen die Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben selbstständig zu bearbeiten und Entscheidungen innerhalb festgelegter Rahmen zu treffen. Der Geschäftsführer muss dadurch weniger operative Einzelfälle auffangen und gewinnt mehr Zeit, um sich mit der Entwicklung seines Unternehmens zu beschäftigen.
Genau an diesem Punkt unterscheidet sich die praktische Arbeit im Betrieb von zusätzlichem Wissen. Ein Videokurs kann Informationen vermitteln, beantwortet aber nicht die konkrete Frage, warum ein Angebot im eigenen Unternehmen zu spät rausgeht oder weshalb bestimmte Entscheidungen immer wieder beim Geschäftsführer landen. Das STG Unternehmenscoaching richtet sich deshalb an Unternehmer, die solche Probleme direkt im eigenen Betrieb angehen und funktionierende Abläufe dafür schaffen wollen. „Mein Ziel ist, Abläufe so klar zu machen, dass der Geschäftsführer wieder mehr führen kann, statt permanent offene Prozesse aufzufangen“, fasst Thomas Wabnig zusammen.
Sie möchten Ihren Cashflow nicht dem Zufall überlassen, sondern mit klaren Prozessen und verbindlichen Strukturen an den entscheidenden Stellen Ihres Unternehmens ansetzen? Dann informieren Sie sich jetzt über das STG Unternehmenscoaching und vereinbaren Sie ein persönliches Erstgespräch mit Thomas Wabnig, um herauszufinden, welche Hebel in Ihrem Betrieb zuerst angegangen werden sollten!
Pressekontakt:
Smart Trading Gains e.U.
E-Mail: support@smarttradinggains.at
Web: https://stg-unternehmenscoaching.at