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Social Media im Unternehmen: 10 Tipps zur erfolgreichen Einführung

Baden (ots)

Immer mehr Menschen möchten Social Media auch am
Arbeitsplatz nutzen. Die Unternehmen sehen darin viele Chancen, 
fürchten aber auch Risiken. Der ECM-Anbieter OpenText gibt 10 Tipps, 
was Arbeitgeber und Unternehmen beachten sollten, um Social Media 
erfolgreich einzuführen und anzuwenden:
1. Social Media ist eine Frage der Kultur - Foren, Blogs, Wikis 
und Communities setzen eine Kommunikationskultur voraus, in der 
Offenheit und das direkte Gespräch unabhängig von Titeln, 
Zuständigkeiten und Standorten einen hohen Stellenwert einnehmen. Das
Management muss entscheiden, ob eine solche Kultur gewünscht ist, und
den damit verbundenen Wandel einleiten, begleiten und gestalten.
2. Social Media setzt ganzheitliches Denken voraus und ist keine 
Frage der Tools. Beginnen Sie mit der Strategie und definieren Sie 
klare messbare Ziele, die damit erreicht werden sollen. Mögliche 
Ziele: Verkürzung der Projektlaufzeiten, weniger Rückfragen im 
Helpdesk oder eine höhere Rücklaufrate bei Endkundenkampagnen. Erst 
daraus lassen sich die geeigneten Prozesse und Werkzeuge ableiten.
3. Regeln ersetzen Hierarchien - wie auch im richtigen Leben, 
braucht die Social Media-Kommunikation Regeln. Legen Sie fest und 
besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern, welche Themen über Social 
Media diskutiert werden sollen und welche für traditionelle Medien 
wie E-Mail vorbehalten sind. Ordnen Sie den verschiedenen Medien 
Nutzerkreise zu und definieren Sie, welche Medien und Themen vom 
Organigramm losgelöst sind und wie weit. Dadurch ist sichergestellt, 
dass Informationen nicht mehrfach erstellt und abgelegt sind, sondern
in dem für das jeweilige Thema optimalen Medium zirkulieren. 
Empfehlenswert sind Benimmregeln - auch in der Social 
Media-Kommunikation macht der Ton die Musik.
4. Geben Sie dem Wandel Zeit und fangen Sie klein an. Eine neue 
Kultur, neue Prozesse und neue Regeln werden nicht von heute auf 
morgen gelebt. Doch definieren Sie im ersten Schritt einen relativ 
engen Rahmen für den Einsatz in Ihrem Unternehmen. Die Erfahrungen, 
die Sie dabei sammeln, können Sie sofort wieder für die Verfeinerung 
Ihrer Strategie, Ziele und Prozesse nutzen. So nähern Sie sich 
Schritt für Schritt dem Optimum.
5. Im Mittelpunkt steht der Mensch, unabhängig von seiner 
jeweiligen Rolle als Kunde, Partner oder Mitarbeiter. Je höher die 
Wertschätzung, desto bereitwilliger nutzen sie die Möglichkeiten von 
Social Media. Jeder Beitrag muss honoriert werden. Respekt und 
Anerkennung sind mitunter die wichtigsten Motivationsfaktoren!
6. Social Media-Kommunikation ist Dialog, nicht Monolog. Planen 
Sie ausreichend Ressourcen ein. Jeder, der sich in sozialen 
Netzwerken einbringt, erwartet ein Feedback, will gehört und 
verstanden werden. Social Media ist nicht einfach ein weiterer 
Kommunikationskanal, über den Botschaften in nur einer Richtung 
transportiert werden. Wer den dafür nötigen Zeitaufwand scheut, 
vergibt sich die Möglichkeit zu produktiverem Arbeiten und zum 
Beispiel zur Reduktion der zeitraubenden E-Mail-Kommunikation.
7. Vernetzt statt isoliert - Das Nutzenpotenzial von Social Media 
ist umso grösser, je mehr Menschen sich daran beteiligen können. Das 
gilt für alle Bereiche. Auch für Themengebiete, in denen es zum 
Beispiel nur vier Experten im Unternehmen weltweit gibt. Abhängig vom
Thema muss daher der jeweils maximal mögliche Nutzerkreis 
angesprochen werden. Die Nutzer selbst müssen diesen Kreis erweitern 
können, damit Social Media das alte Wissensmanagementproblem lösen 
kann - weil das Unternehmen dadurch endlich weiss, was es weiss.
8. Integriert statt abgekoppelt - nur wenn Social Media-Tools 
nicht als Insellösungen implementiert werden, sondern in die Prozesse
und Unternehmenssysteme integriert sind, kommt es zu echter 
Kommunikation. Denn in den Content Management- und sonstigen 
Kernsystemen der Unternehmen liegen die Informationen, die für 
verbindliche Auskünfte im Support, eine fundierte Diskussion in der 
Entwicklung oder die schnelle Bearbeitung von Rückfragen aus der 
Produktion benötigt werden.
9. Erlauben Sie den Blick hinter die Kulissen. Die 
Aussenkommunikation über Social Media ist keine Nebentätigkeit. Ideen
und Anregungen aus der Community müssen verstanden, aufgegriffen und 
weiterverfolgt werden, bis daraus neue oder bessere Produkte und 
Dienstleistungen entstehen. All dies muss möglichst transparent 
gemacht werden. Fühlen sich Kunden und Konsumenten ernst genommen, 
ist das mit das beste Unterscheidungsmerkmal gegenüber Mitbewerber, 
setzt aber kompetente Mitarbeiter voraus.
10. Sorgen Sie von Anfang an für ausreichend Sicherheit. Social 
Media birgt die Gefahr, dass sensible Informationen das Unternehmen 
absichtlich oder unabsichtlich verlassen. Neben Regeln, klar 
definierten Prozessen und der Auswahl geeigneten Mitarbeiter für die 
externe Kommunikation benötigen Sie Werkzeuge, die über eingebaute 
Sicherheitsmechanismen wie Berechtigungen oder automatische 
Klassifizierung für die rechtskonforme Archivierung von Inhalten 
verfügen.
Social Media-Kampagne von OpenText
Als ECM-Hersteller und Trendsetter mit einem umfassenden Social 
Media-Angebot verfügt OpenText über eine Expertise zu technischen und
rechtlichen Voraussetzungen und Folgen des Einsatzes von Social Media
in Unternehmen. OpenText konnte bereits zahlreiche Erfahrungen mit 
der Definition und Umsetzung von Social Media-Werkzeugen - auch 
unternehmensintern - sammeln. Dieses Wissen gibt OpenText weiter und 
hat eine Social Media-Kampagne inkl. einer Website gestartet: 
www.otsocialbusiness.net .
Dort sind unter anderem ein Blog, Videos, Präsentationen, 
Produktinformationen, Fachartikel und Erfahrungsberichte. Ausserdem 
besteht die Möglichkeit zum direkten Feedback, zum Beispiel über XING
und Twitter.

Kontakt:

OpenText AG
Manuela Wanzek
Tel.: +41/58/258'94'00
E-Mail: manuela.wanzek@opentext.com
Internet: www.opentext.com

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