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Open Text AG: Schweizer Firmen setzen auf digitales Personaldossier

St. Gallen (ots)

Viele HR-Abteilungen klagen darüber, dass der
Zeitaufwand für die papierbasierte Administration der 
Personaldossiers zu hoch ist. Langwierige Suchprozesse, wenn sich 
Dokumente in der Zirkulation befinden oder die einheitliche 
Ablagestruktur nicht eingehalten wird, verzögern den 
Verarbeitungsprozess zusätzlich. Kurz: Die eigentliche Kernaufgabe, 
das strategische Personalmanagement, leidet. Unternehmen wie die SBB 
oder die SFS Holding haben das Problem erkannt und mit dem Employee 
Information Management System von Open Text von der papierbasierten 
Aktenverwaltung auf ein digitales, umfassendes Personaldossier 
gewechselt. Über erste Erfahrungen mit der effizienten Verbindung von
Prozessen und Technologien sowie über die nachhaltigen 
Optimierungspotenziale papierbezogener HR-Prozesse und die erreichte 
Erhöhung des Datenschutzes berichtet die SBB anlässlich des SAP 
Personal Management Forums am 14. Mai 2009 im KKL Luzern.
Von wertschöpfenden HR-Aktivitäten wie etwa der Lieferung von 
HR-Daten für die Analyse von Geschäftsprozessen, der Einhaltung 
strengerer Gesetze bis hin zur Bewältigung der neuen Kinderzulagen 
treffen HR-Abteilungen auf immense Herausforderungen. Werden die 
Verantwortlichen mit umfassenden und effizienten Softwarelösungen 
unterstützt, bleibt mehr Zeit für strategische Entscheidungen, 
Talentförderung sowie gezielte Weiterbildung. Auch kann der HR 
Manager einer seiner wichtigsten Aufgaben, nämlich ein offenes Ohr 
für die Anliegen der Mitarbeiter zu haben, intensiver nachkommen.
Perspektiven schaffen
Unter dem Motto "Perspektiven schaffen" führt SAP am 14. Mai das 
diesjährige Personal Management Forum in Luzern durch. Im Fokus steht
unter anderem das Projekt "eDossier" der SBB, welches mit der 
Employee Information Management Lösung (EIM) von Open Text realisiert
wird. Die elektronische Personalakte von Open Text ist speziell für 
das Zusammenspiel mit SAP ERP HCM konzipiert, beschleunigt 
Arbeitsabläufe und ermöglicht die rechtssichere, digitale 
Aufbewahrung von Personaldokumenten. Die Anwender können direkt aus 
der Open Text-Lösung auf SAP ERP HCM-Objekte zugreifen und 
SAP-Transaktionen ausführen, ohne die Applikation wechseln zu müssen.
Umgekehrt lässt sich aus HCM-Transaktionen die zugehörige 
Personalakte in EIM aufrufen. Im Dossier kann unter Verwendung von so
genannten Thumbnails, also Miniaturbildern von Dokumenten, geblättert
werden, um schnell zum gewünschten Dokument zu gelangen. Office- und 
Desktop-Dokumente oder E-Mails lassen sich einfach per Drag and Drop 
an beliebigen Stellen in der Akte einfügen.Eine einfache 
Benutzerführung, die Unterstützung von SAP ESS (Employee Self 
Service) und SAP MSS (Manager Self Service) sowie ein sicherer 
Gastzugang, der Anwendern unter Einhaltung aller relevanten 
gesetzlichen Bestimmungen einen temporären Zugriff auf Inhalte aus 
Personalakten erlaubt, zeichnen die Lösung zusätzlich aus.
Self-Service- und Shared-Service-Szenarien
Auch Managern und Mitarbeitern kann über SAP Employee- und SAP 
Manager Self Service punktuell Zugriff freigegeben werden. Über einen
webbasierten Gastzugang erhalten sie für einen begrenzten Zeitraum 
Einblick in ihr Dossier. Dabei ist sichergestellt, dass nur die 
Inhalte der Akte abrufbar sind, für die der jeweilige Mitarbeiter ein
gesetzliches Einsichtsrecht besitzt. Durch die zentrale 
Bereitstellung von Mitarbeiterinformationen in Aktenform bietet EIM 
von Open Text auch alle Voraussetzungen zum Aufbau eines Shared 
Service Centers im Personalwesen grosser Unternehmen. So lässt sich 
das Personalmanagement aller Unternehmensbereiche zentralisieren und 
aufgrund der damit verbundenen Synergieeffekte kostensparender und 
effizienter gestalten.
Mehr Informationen zum SAP Personal Management Forum unter: 
http://www.presseportal.ch/go2/landingpages/events/sapPersonal

Kontakt:

Open Text AG
Manuela Wanzek, Marketing Manager
Tel.: +41/71/227'95'00
E-Mail: manuela.wanzek@opentext.com
Internet: www.opentext.com

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