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KPMG: Change management mittels Standardisierung und Optimierung - Erste Erfahrungen mit Shared Services Centers

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Zürich (ots)

- Hinweis: Die Studie kann kostenlos im pdf-Format
     unter http://www.presseportal.ch/de/story.htx?firmaid=100001147 
     heruntergeladen werden -
Mit ihren Bestrebungen, die Kosten zu reduzieren
und die Rentabilität zu steigern, haben die Unternehmen ihren
Schwerpunkt erweitert, um potentielle Kosteneinsparungen und
Verbesserungen der Leistungsfähigkeit - auch hinsichtlich der
unterstützenden und Backoffice-Funktionen - zu erschliessen. Konzepte
wie Shared Services und Outsourcing erfreuen sich weiterhin
zunehmender Beliebtheit, da sie eine wesentliche unterstützende
Funktion zugunsten einer Kostenreduzierung von fünfzehn bis zwanzig
Prozent oder sogar mehr versprechen. Indes sollten Unternehmen,
welche die Einführung solcher Konzepte beabsichtigen, realistisch
bleiben und sich der erforderlichen Herausforderungen und bedeutender
Änderungen auf organisatorischer Ebene bewusst sein.
Shared Services bedeutet, gängige Funktionen, Systeme, Prozesse
und Personal verschiedener Unternehmenseinheiten zu einer internen
Dienstleistungseinheit zusammenzulegen: das Shared Service Center
(SSC), das von einer unabhängigen Organisation geführt wird. Anders
verhält es sich beim Outsourcing, bei dem solche Tätigkeiten, die
traditionell innerhalb des Unternehmens ausgeführt wurden, einem
externen Dienstleistungsanbieter mittels einer langfristigen
Vertragsbeziehung anvertraut werden.
Effizienz, Qualität und neue Bereiche bezüglich Outsourcing von
Prozessen Das SSC-Konzept ist nicht neu, entwickelt sich aber weiter
und durchläuft derzeit wichtige Phasen, wobei sich einige Trends
deutlich abzeichnen. Dazu gehört, dass man vom Prinzip der reinen
Kostenreduzierung abkommt und wieder mehr Wert auf eine Verbesserung
von Effizienz und Qualität legt, sowie zunehmend Wert schöpfende
Tätigkeiten auf die SSC überträgt. Gleichzeitig sind die Unternehmen
weiterhin bestrebt, Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerung bei
Transaktionstätigkeiten zu erzielen, indem viele Arbeitsprozesse
zunehmend in Niedriglohnländer ausgelagert werden. Darüber hinaus
kann man SSCs als Zwischenetappe in Richtung Outsourcing betrachten.
Während Outsourcing in den meisten Fällen zur Zeit auf IT-Prozesse
beschränkt zu sein scheint, geht der Trend in Richtung
Nicht-IT-Tätigkeiten, da diese Arbeitsläufe zunehmend standardisiert
werden und die Qualität externer Dienstleistungsanbieter sich
verbessert. Nicht zuletzt sind die Vorschriften nach wie vor äusserst
komplex und von einem Land bzw. von einer Region zur anderen sehr
unterschiedlich. Infolgedessen sind Compliance und Risikomanagement
für Unternehmen insgesamt und speziell für deren SSC-Organisationen
von grosser Bedeutung, um einer Vielzahl zwingend anzuwendender
lokaler Vorschriften zu genügen und die SSC-Prozesse dementsprechend
anzupassen.
Ein gross angelegtes Management von Veränderungsprozessen ist
gefragt Während eine erfolgreiche SSC-Organisation einen grossen
Nutzen einbringen kann, stellt die Einführung eines SSC einen
wesentlichen organisatorischen Wandel dar, und Unternehmen müssen
sich der diesbezüglichen Herausforderungen bewusst sein. Zu den
typischen Herausforderungen gehört die Definition der Rolle eines SSC
innerhalb der Organisation, der Tätigkeitsbereiche, die an das SSC
übertragen werden sollen, sowie dessen Standort. Abgesehen von reinen
technischen und finanziellen Überlegungen ziehen diese Entscheidungen
viele Probleme hinsichtlich Personal nach sich. Oft betrachten
Abteilungsleiter und Unternehmer das SSC-Konzept mit grosser Skepsis
und zögern, ihre Entscheidungsgewalt über verschiedene Prozesse
aufzugeben. Die direkt betroffenen Angestellten befürworten SSCs auch
nicht, aus Angst, ihren Arbeitsplatz zu verlieren. Indes ist ein
gutes Change management wichtig, um eine Übernahme des SSC-Konzepts
durch alle Interessensvertreter zu erreichen und personalbezogene
Probleme zufrieden stellend zu lösen.
Das SSC sollte als Profitcenter geleitet werden, wobei eine
ausgeprägte kundenorientierte Unternehmenskultur zu befürworten ist.
"Dienstleistungsqualität und Kundenzufriedenheit sind die wichtigsten
Faktoren, die über ein effizientes Leistungsmanagement des SCC
gewährleistet werden müssen", erklärt Giulio De Lucia, Partner & Head
Restructuring and Performance Services, KPMG Schweiz.
Ein glaubwürdiger Partner
Einzig die Standardisierung und Optimierung von Abläufen werden
Kostenreduzierungen ermöglichen, die sinnvollerweise mittels
Produktivitätssteigerung und Skalenerträgen erreicht werden sollen.
Was das Projektteam anbelangt, sollte das Unternehmen gewährleisten,
dass der Projektleiter hinsichtlich Sachverständigkeit, Erfahrung und
Change management Fähigkeiten besitzt, um ein Projekt dieser
Grössenordnung zu leiten. Giulio De Lucia betont, dass "diese Person
in der Lage sein muss, den Prozess trotz Widerstands durchzuführen
und ein glaubwürdiger Partner für die Leiter ausführender Einheiten
sein muss."
Wie der Co-Autor, Prof. Dr. Peter Leibfried, Direktor des
Instituts für Accounting, Controlling und Auditing der Universität
St. Gallen erklärt, soll das Weissbuch "Managing Performance through
Shared Services Centers" die Schlüsselherausforderungen bezüglich
Einrichtung von Shared Services Centers (SSCs) sowie auch die
wichtigsten Erfolgsfaktoren bei der Annahme solcher Herausforderungen
hervorheben. Zu diesem Zweck organisierten KPMG Schweiz und das
Institut für Accounting, Controlling und Auditing an der Universität
St. Gallen mehrere Roundtable-Gespräche mit Unternehmen, die bereits
ein SSC eingerichtet haben oder es in naher Zukunft tun werden.
Dieses Weissbuch kombiniert die Sichtweisen und Erfahrungen dieser
Unternehmen mit der Erfahrung von KPMG hinsichtlich Kundenberatung zu
diesem Thema.
Sie können das Weissbuch "Managing Performance through Shared
Services Centers" kostenlos von der Webseite www.kpmg.ch
herunterladen.
KPMG ist ein globales Netzwerk von Gesellschaften, welche
Wirtschaftsprüfungs-, Steuer- und Beratungsdienstleistungen
erbringen. Wir sind in 148 Ländern tätig und beschäftigen in unseren
Mitgliedfirmen rund um die Welt mehr als 113'000 Mitarbeitende. Die
Tätigkeiten von KPMG Schweiz sind  in der KPMG Holding AG (dem
Schweizer Mitglied von KPMG International) zusammengefasst. In der
Schweiz beschäftigt KPMG 1503 Mitarbeitende an 13 Standorten. KPMG
Schweiz erwirtschaftete 2006 einen Betriebsertrag von 401 Mio. CHF.
Weiterführende Informationen finden Sie unter www.kpmg.ch.

Kontakt:

KPMG AG
Stefan Mathys
Corporate Communications
Tel.: +41/44/249'27'74
Mobile: +41/79/227'98'31
E-Mail: kpmgmedia@kpmg.ch

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