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PwC-Studie "e-Invoicing and e-Archiving - taking the next step": Europäer setzen auf papierne Rechnungen

Zürich (ots)

Lediglich 36 Prozent der europäischen Unternehmen
wickeln ihre Rechnungsstellung und Archivierung auf elektronischem
Weg ab. Unternehmen, die diese Lösungen bereits eingeführt haben,
erfreuen sich aber einer grösseren Effizienz, reduzierter Kosten und
zügigerer Zahlungsabwicklung. Sowohl die Gesetzgebung als auch die
Technologie haben sich so weit entwickelt, dass sie nicht mehr als
Hindernisse gelten. Die Studie "e-Invoicing and e-Archiving - taking
the next step" von PricewaterhouseCoopers hat ergeben, dass es noch
an vertieften Kenntnissen der Vorschriften und technischen
Möglichkeiten fehlt. Dies sowohl in Bezug auf interne Abläufe als
auch auf jene mit Zulieferern und Kunden. In der Schweiz, welche mit
der EU vergleichbare rechtliche Voraussetzungen kennt, ist zurzeit
ein klarer Trend hin zur elektronischen Rechnungsstellung und
Archivierung festzustellen.
36 Prozent der befragten europäischen Unternehmen (Einnahmen: über
100 Millionen Euro; 2'000 Rechnungen pro Jahr) arbeiten bereits mit
der elektronischen Rechnungsstellung für Kunden oder Zulieferer. 20
Prozent sind im Begriff, diese einzuführen.
29 Prozent haben es in den kommenden zwölf Monaten vor. Weitere 23
Prozent der Unternehmen haben sich noch nicht eingehend mit dem Thema
der elektronischen Rechnungsstellung auseinander gesetzt, und 3
Prozent haben sich gegen eine Einführung entschieden. Die Initiative
für die elektronische Rechnungsstellung und Archivierung geht in der
Regel vom Unternehmen selbst aus (64 Prozent), doch teilweise leiten
Kunden (15 Prozent) oder Lieferanten (11 Prozent) den Prozess ein. 71
Prozent der Unternehmen steigern mit der elektronischen Abwicklung
die Effizienz, 61 Prozent reduzieren die Kosten, und 38 Prozent
erhalten Zahlungen rascher. Mit der elektronischen Rechnungsstellung
und Archivierung wird zudem die Zahl der auf Rechnungen bezogenen
Streitigkeiten mit Kunden und Zulieferern gesenkt (21 Prozent). Erik
Steiger, Partner Steuer- und Rechtsberatung bei
PricewaterhouseCoopers Schweiz, kommentiert wie folgt: "Zehn Prozent
der Unternehmen sehen nach wie vor ein Hindernis in der Gesetzgebung,
trotz der Harmonisierung der europäischen Vorschriften und der damit
kompatiblen Vorschriften in der Schweiz. Tatsächlich ist es
allerdings so, dass die Integration der europäischen Richtlinie in
die verschiedenen innerstaatlichen Rechtsvorschriften nicht überall
optimal ausgefallen ist. Unternehmen verlangen zudem einen
europäischen Kommentar, damit die Vorschriften in allen Ländern
gleich ausgelegt werden."
Doppelspurigkeit mit Tücken
Es fällt auf, dass 38 Prozent der Unternehmen mit elektronischer
Rechnungsstellung weiterhin auch gedruckte Rechnungen verschicken.
Bei einer richtig umgesetzten technischen Lösung wäre dies
überflüssig. Während der Testphase kann es noch nützlich sein,
gedruckte Originale oder Papierkopien auszutauschen, doch die
Produktionsphase sollte ein möglichst ‚materialfreier' Prozess sein.
Werden Rechnungen per elektronischen Datenaustausch (EDI) und
gleichzeitig auf Papier zugestellt, muss klar geregelt sein, welche
Rechnungsform als Original gilt und welche bloss eine Kopie ist.
Andernfalls besteht das Risiko, dass die Steuerbehörden beide als
gültig betrachten. Dies würde bedeuten, dass die Mehrwertsteuer
zweimal bezahlt werden muss, oder dass für die eine Rechnungsform
Strafen wegen Nichteinhaltung der Vorschriften verhängt werden.
Elektronische Archivierung unabdingbar
Vier Fünftel der Unternehmen legen weiterhin gedruckte Rechnungen
ab. 72 Prozent archivieren ihre Rechnungen zudem auf einem Server.
Weitere für die elektronischen Versionen verwendete
Archivierungsdatenträger sind CD-ROM (29 Prozent), DVD (15 Prozent)
und Magnetband (28 Prozent). Elektronische Rechnungen müssen immer
noch in den meisten EU-Mitgliedstaaten und auch in der Schweiz
elektronisch archiviert werden. Archive mit ausgedruckten Kopien
elektronischer Rechnungen genügen den rechtlichen Anforderungen oft
nicht. Nur 5 Prozent der Unternehmen legen Archive im Ausland an.
Die Studie "e-Invoicing and e-Archiving - taking the next step"
kann bei Claudia Steiger als PDF-File bestellt werden.

Kontakt:

Erik Steiger
Partner Steuer- und Rechtsberatung
E-Mail: erik.steiger@ch.pwc.com

Pierre Brun
Partner Wirtschaftsberatung
E-Mail: pierre.brun@ch.pwc.com

Claudia Steiger
Public Relations
E-Mail: claudia.steiger@ch.pwc.com

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