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Deichmann unterstützt internationale Expansion mit Open Text

Baden (ots)

Die Deichmann-Gruppe, Europas grösster
Schuh-Einzelhändler, unterstützt mit dem ECM-Anbieter Open Text[TM] 
(NASDAQ: OTEX, TSX: OTC) ihre internationale Expansion. Von 100 
potenziellen Standorten für neue Deichmann-Filialen wird im 
Durchschnitt nur eine einzige ausgewählt. Zur Evaluation werden 
sämtliche Objektinformationen - das Projekt startete im August 2009 -
in einigen der 19 Landesgesellschaften in einer digitalen Objektakte 
geführt.
Die letzte Entscheidung für oder gegen einen neuen Standort fällt 
am Hauptsitz der Gruppe in Essen, von wo aus auf die Informationen in
der Akte ohne Zeitverlust und kostspielige Transportwege zugegriffen 
werden kann. Die digitale Objektakte ist vorläufiger Höhepunkt einer 
ECM-Reise mit Open Text, die 2007 mit der Implementierung einer 
elektronischen Bauakte auf Basis des Open Text-Archivs begann und in 
nur zwei Jahren zu einer unternehmensweiten Infrastruktur für ECM 
führte.
"Content Management Projekte werden bei Deichmann in der Regel von
den Fachabteilungen initiiert", so Klaus Hachenberg, Leiter IS SAP 
bei Deichmann. "Es waren die mobilen Mitarbeiter der Bauabteilung, 
die nach einer digitalen Akte verlangten." Ein Archivsystem, in dem 
alle baurelevanten Informationen wie Korrespondenzen, Baupläne, 
Verträge etc. ab Posteingang abgelegt wurden, musste deshalb her. "Es
war klar, dass wir uns nicht für eine Speziallösung entscheiden 
durften, sondern für ein unternehmensweit einsetzbares Archiv. Denn 
in der IT wussten wir, dass in vielen Abteilungen ein Bedarf an einer
Archivierungslösung bestand", betont Hachenberg. Lästige Rückfragen, 
zeitraubendes Zusammensuchen von Papierdokumenten oder Fehler 
aufgrund veralteter Informationen gehören seit der Implementierung 
der digitalen Bauakte, die nach nur fünf Monaten im April 2008 
abgeschlossen wurde, der Vergangenheit an.
E-Mail-Archivierung innert weniger Monate realisiert
Parallel zur digitalen Bauakte wurde im Dezember 2007 das Projekt 
E-Mail-Archivierung in Angriff genommen. Auch dieses Projekt war 
innerhalb weniger Monate realisiert. Heute werden sämtliche E-Mails 
der rund 1'000 Anwender bei Deichmann revisionssicher archiviert; die
Compliance ist sicher gestellt. Da Deichmann beim Thema E-Mail auf 
Lotus Notes setzt, war die Unterstützung für diese Technologie neben 
der Integrationsfähigkeit in die vorhandene SAP-Landschaft das 
wichtigste Entscheidungskriterium bei der Anbieterauswahl. Zudem 
musste die Lösung, die am zentralen IT-Standort von Deichmann in 
Essen implementiert werden sollte, mandantenfähig sein, um die 
verschiedenen Tochtergesellschaften der einzelnen Länder abbilden zu 
können. "Vor dem Hintergrund dieser Kriterien blieb nach kurzer Zeit 
von ursprünglich 13 evaluierten Anbietern nur Open Text übrig", 
erklärt Hachenberg, "insofern fiel uns die Entscheidung sehr leicht."
Weitere Abteilungen folgten
Es dauerte nicht lange, bis weitere Abteilungen Bedarf an Content 
Management Unterstützung anmeldeten, insbesondere die 
Rechnungsbearbeitung. Denn über 60'000 Rechnungen allein für 
Nichthandelsware gehen jährlich bei Deichmann ein. Wegen der Vielzahl
der Geschäftsstellen und der langen Wege im Postlauf dauerte es 
manchmal Wochen, bis eine Rechnung bis zur Bezahlung verarbeitet 
werden konnte. Schon im Februar 2008 begann die Implementierung der 
Lösung Open Text Accounts Payable for SAP® Solutions. Im 
Zusammenspiel mit dem Open Text-Archiv, SAP Business Workflows und 
dem SAP-Finanzmodul konnte der komplette Prozess zur 
Rechnungsbearbeitung in vier Monaten digitalisiert und in weiten 
Teilen automatisiert werden. Ab Eingang können heute sämtliche 
Rechnungen in höchstens zwei Tagen bearbeitet und zur Zahlung 
vorbereitet werden.
Schlüsselprojekt digitale Personalakte
Ein weiteres Schlüsselprojekt war die Einführung der digitalen 
Personalakte. Auch hier ging es um Prozessproduktivität und 
-qualität. Die Mitarbeiter sollten von Routineaufgaben wie 
Dokumentensuche und -ablage entlastet werden, gleichzeitig alle 
rechtlichen Auflagen zuverlässig und ohne grossen Aufwand erfüllt 
werden. Hierfür wurde die vorhandene Lösung Open Text Content Server 
mit dem Personalmanagementmodul von SAP verknüpft. Auch dieses 
Projekt konnte nach nur wenigen Monaten im Mai 2009 erfolgreich 
abgeschlossen werden.
"Unser Ansatz, von Anfang an eine unternehmensweite Infrastruktur 
für Content Management einzuführen und diese dann je nach 
Abteilungsanforderung zu erweitern und anzupassen, hat sich als 
voller Erfolg erwiesen", resümiert Hachenberg. "Vor diesem 
Hintergrund ist unsere Entscheidung für Open Text als richtig zu 
bezeichnen. Das Angebot ist so umfassend und gleichzeitig so 
modulartig aufgebaut, dass wir damit Schritt für Schritt eine 
unternehmensweite ECM-Landschaft aufbauen konnten, die mit unseren 
Anforderungen flexibel mitwächst."

Kontakt:

Open Text AG
Manuela Wanzek
Tel.: +41/58/258'94'00
E-Mail: manuela.wanzek@opentext.com
Internet: www.opentext.com

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