McKinsey & Company

McKinsey-Studie: Nachwuchsprobleme bedrohen Handlungsfähigkeit vieler Verwaltungsbehörden
Fast jeder vierte Landesbeschäftigte geht in den nächsten Jahren in Rente - Entwicklung bietet auch Chancen

BERLIN/DÜSSELDORF (ots) - Der demografische Wandel stellt die öffentliche Verwaltung in Deutschland vor enorme Herausforderungen. Fast jeder vierte Landesbeschäftigte wird in den nächsten zehn Jahren in Rente gehen. Besonders ungünstig ist die Alterspyramide der öffentlich Beschäftigen in Bremen, Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen. Gleichzeitig fehlt in vielen Bundesländern der Nachwuchs. Nur etwa jeder achte Landesbeschäftigte ist im Durchschnitt jünger als 30 Jahre. In Sachsen-Anhalt, Brandenburg und Thüringen ist der Nachwuchsmangel am eklatantesten. Dies sind die zentralen Ergebnisse einer neuen Studie von McKinsey & Company mit dem Titel "Der demografische Wandel - Chance und Modernisierungshebel für die öffentliche Verwaltung". Die Unternehmensberatung untersuchte dafür bundesländerübergreifend die Altersstruktur der Landesverwaltungen über Laufbahngruppen und Tätigkeitsfelder hinweg.

"Die Zahlen alarmieren, da Landesverwaltungen, in denen immerhin jeder zweite Staatsdiener beschäftigt ist, als Dreh- und Angelpunkt für Planung und Umsetzung politischer Entscheidungen in besonderem Maße betroffen sind", kommentiert Katrin Suder, Leiterin der Public Services Practice bei McKinsey, die Ergebnisse der Untersuchung. Gleichzeitig biete die Entwicklung den Behörden die Chance, ihr Personalmanagement, vor allem aber ihre Strukturen von Grund auf zu modernisieren. "Schon heute existieren Ansätze, die sich im In- und Ausland bewährt haben", betont Suder. Sie zeigen, wie sich der sich abzeichnende Personalmangel ohne Qualitäts- oder Leistungsverluste handhaben lasse.

Besonders auffällig ist der Studie zufolge die Verteilung im Höheren Dienst. Dort ist heute bereits fast jeder Dritte (28%) älter als 55 Jahre. In Bremen (33%), Hamburg (32%) und Berlin (30%) ist deren Anteil am höchsten. Gleichzeitig beträgt sowohl im Höheren als auch im Gehobenen Dienst der Anteil der unter 30-Jährigen nur 12%. "Im Mittleren Dienst ist die Situation ausgewogener, doch fehlt Nachwuchs insgesamt in vielen Nischenbereichen mit spezifischen fachlichen und technischen Aufgabenbereichen, insbesondere in den beruflichen Schulen, den Gesundheitsbehörden und politischen Führungsaufgaben", stellt Kai von Holleben, Senior-Experte bei McKinsey, fest. In diesen Feldern sei die öffentliche Leistungsfähigkeit gefährdet.

Zu den Aufgabenbereichen mit den geringsten Nachwuchsproblemen zählen die Justizverwaltung (ordentliche Gerichte, Staatsanwaltschaften und Justizvollzug) sowie Universitäten. Bei der Polizei liegt im Bereich des Mittleren Dienstes zwar ebenfalls eine ausgewogene Altersstruktur vor, in der Führung (Höherer und Gehobener Dienst) gebe es aber auch bei der Polizei in vielen Ländern einen Altersüberhang, der in den nächsten Jahren zum Problem werden könne, mahnt von Holleben. Schwierigkeiten bei der Gewinnung qualifizierten Personals dürften den Nachwuchsmangel zusätzlich verschärfen, insbesondere bei stark nachgefragten Profilen im Arbeitsmarkt.

Um den demografischen Wandel tatsächlich als Modernisierungshebel und Chance in der öffentlichen Verwaltung zu nutzen, gibt es nach Ansicht der McKinsey-Experten vier Lösungsansätze:

Fokussierung: Shared Services sind ein vielfach erprobtes Instrument zur Senkung des Personalbedarfs. Verwaltungen legen dabei bestimmte Aufgaben zusammen, um Effizienzvorteile zu nutzen. Dänemark erreichte so Einsparungen von 20%. Suder: "In Deutschland zeigt das Beispiel des öffentlichen IT-Dienstleisters dataport, wie in der öffentlichen Verwaltung Funktionen gemeinsam wahrgenommen werden können." Seit der Gründung 2004 ist der dataport-Kundenkreis auf über 1.000 politisch eigenständige Körperschaften angewachsen. Suder: "Ein durchgängig hoher Qualitätsanspruch, Transparenz und sorgfältige politische Steuerung waren wesentliche Erfolgsfaktoren auf diesem Weg."

Digitalisierung: In der Verlagerung von Verwaltungsprozessen auf Onlinekanäle sowie in der internen Automatisierung liegt enormes Effizienz- und Einsparpotenzial - rund 45% hat das Fraunhofer Institut bereits 2007 ermittelt. von Holleben: "Wie weit die Digitalisierung in den Behörden hierzulande noch voranschreiten kann, zeigt der Vergleich europäischer Arbeitsagenturen: Während sich in Deutschland nur etwa 1,5% aller Arbeitssuchenden online melden, sind es in Finnland bereits 85%."

Optimierung: Nachhaltige Leistungssteigerungen lassen sich nur zusammen mit den eigenen Beschäftigten erreichen - niemals gegen sie. Suder: "Es empfiehlt sich eine Kombination aus Workshops und Analysen, in denen die Beteiligten - stets vom Bürger bzw. Kunden aus gedacht - alle Elemente der eigenen Organisation auf den Prüfstand stellen: Prozessdesign, Steuerungssystem, Kultur und Verhalten." Was eine solche Runderneuerung bringt, zeige das Beispiel Schweden: Dort konnte die Migrationsbehörde die Dauer von Asylantragsverfahren um 75% verkürzen und zugleich die Produktivität der Beschäftigten um 30% steigern - bei besserer Bestandskraft der Bescheide und gesteigerter Mitarbeiterzufriedenheit.

Übergreifend müsse zudem ein Umdenken weg von reiner Personalverwaltung hin zu einem Personalmanagement stattfinden. Im Wettkampf um die junge Fach- und Führungskräftegeneration habe der öffentliche Dienst heute einiges im Angebot, betont Suder: "Er bietet Beschäftigungssicherheit in der Volatilität und ermöglicht eine hohe Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie die Möglichkeit früher Verantwortungsübernahme - sowohl als Führungskraft als auch für die Gesellschaft."

Weitere Ergebnisse der Studie finden Sie auf www.mckinsey.de

Kontakt:

Kirsten Best
Telefon: 0211 136-4688
E-Mail: Kirsten_Best@mckinsey.com



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