VSA Verein Schweiz. ArchivarInnen

Records Management: Handlungsbedarf bei KMU

    Bern (ots) - Die ordnungsgemässe Verwaltung der Geschäftsunterlagen (Records Management) wird  zunehmend zum Wettbewerbsvorteil. Während viele international tätige Grosskonzerne dies erkannt haben, liegt diesbezüglich bei KMUs in der Schweiz noch vieles im Argen. Dies ergab eine  Studie der Hochschule für Technik und Wirtschaft HTW Chur.

    Die Studie wurde im Auftrag des Ausschuss eArchiv (AeA) des Vereins schweizerischer Archivarinnen und Archivare (VSA) durchgeführt. Fachlich wurde sie geleitet von Prof. Dr. Niklaus Stettler, Dozent für Archivwissenschaft an der HTW Chur. Befragt wurden total 28 Firmen  unterschiedlicher Betriebsgrösse (multinationale Grossbetriebe sowie grössere KMU's) aus den  Branchen Chemie/Pharma, Finanz- und Elektrizita_tswirtschaft. Ziel war die Sensibilisierung von  Verantwortlichen aller Stufen für das Thema Records Management.

    Bei der Studie kristallisierten sich drei Problembereiche heraus:

    - Records Management beschränkt sich auf die wenigen bekannten und klassischen  Bereiche des Schriftguts (Finanzen, Personal u.a.m.).

    - Die Unterlagen aus Office-Systemen, insbesondere Korrespondenz mit E-Mails, entziehen  sich der zentralen Verwaltung durch einen Akten- und Aufbewahrungsplan.

    - Alle Mitarbeiter brauchen Ausbildung und interne Schulung, um die Thematik des Records  Managements besser bekannt zu machen und die Prozesse der Schriftgutverwaltung  betriebsintern zu verbessern.

    - Klar wurde auch, dass die Bedeutung von Records Management weiter zunimmt und aufgrund der Herausforderungen der Informationstechnologie einem raschen Wandel unterliegt. Dieser Wandel  bezieht sich auch auf den Beruf des Records Managers und Archivars.

    Download unter: http://www.vsa-aas.org/rmsurvey.html    oder http://www.informationswissenschaft.ch/fileadmin/uploads/pdf/csi/RMSurveySchweiz.pdf

ots Originaltext: Verein Schweizer Archivarinnen und Archivare
Internet: www.presseportal.ch

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Vorsitzender AeA
Records Manager
Tel.      +41/61/324'89'85
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