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30 Prozent mehr Produktivität, 25 Prozent mehr Effizienz - Content Management lohnt sich

Baden (ots) - Ein aktueller Forschungsbericht der US-amerikanischen Enterprise Content Management (ECM)-Organisation AIIM quantifiziert den Nutzen von Strategien für das Informationsmanagement. Die Studie zeigt, wie Unternehmen mit Hilfe von Content Management profitabler werden und die positiven Effekte des Wissensaustausches, der Zusammenarbeit und der Verbesserung von Geschäftsprozessen nutzen können.

Im Rahmen der Studie, die OpenText mitfinanzierte, wurden über 450 IT-Experten und Manager von Fachabteilungen befragt. Eine der wichtigsten Ergebnisse ist die Aussage, dass die Produktivität der Anwender um 30 Prozent steigt, werden interne Informationen und Dokumente genauso einfach und schnell gefunden, wie dies im Web möglich ist. Ferner gaben die Befragten an, dass sich die Kundenservice-Qualität und die Antwortzeiten um 33 Prozent verbessern, wenn die Mitarbeiter mit Kundenkontakt direkt auf sämtliche kunden- und fallbezogenen Informationen zugreifen und untereinander austauschen können.

"Das Content-Volumen steigt überall rapide an. Wir wissen, dass sich Produktivität, Compliance und Reaktionsfähigkeit eines Unternehmens stetig verschlechtern, wird nichts unternommen, um diese Content-Flut zu managen", so Doug Miles, Director der AIIM Market Intelligence Division und Autor des White Papers Capitalizing on Content: A Compelling ROI for Change. "In der Studie haben wir die ROI-Faktoren gemessen und die Verbesserungen quantifiziert, die ein gut implementiertes ECM-System bieten kann. Gleichzeitig haben wir die potenziellen Kosten angegeben, die bei Compliance- und Sicherheitslücken drohen."

Zu den untersuchten Gebieten mit Verbesserungspotenzial zählen unter anderem Produktivität, Kundenservice, Zusammenarbeit und Storage.

Weitere Optimierungspotenziale:

- Die Produktivität in der Administration lässt sich durch den Einsatz von Workflows, eingescannten Formularen und einer automatisierten Datenerfassung um durchschnittlich 33 Prozent erhöhen.

- Der Wechsel zu einer rein elektronischen Informations-Ablage senkt den für die Archivierung benötigten Platz in Büroräumen von 14,5 auf 5,9 Prozent, (60 Prozent)

- Die Grösse der für unstrukturierte Inhalte und E-Mail benötigten Serverfarmen lässt sich um ein Drittel oder gar die Hälfte senken, wird jedes Dokument/jeder E-Mail-Anhang nur einmal gespeichert.

- Eine Umgebung mit Team-Sites, die auf Zusammenarbeit angelegt und für grössere Nutzerkreise zugänglich sind, steigert die Projekt-Effizienz hinsichtlich Zeit- und Kostenaufwand um durchschnittlich 23 Prozent.

- Die Effizienzsteigerung durch mobilen Zugriff auf Unternehmensinformationen wird auf 20 bis 25 Prozent geschätzt.

Sorgenkind Compliance

Verletzungen der Compliance-Vorschriften sowie Informations- und Datenlecks bereiten den Befragten ebenfalls grosse Sorgen. So hätte eine Verletzung der Compliance für 40 Prozent der Unternehmen finanzielle Auswirkungen. Über ein Drittel gab an, dass sie bei der Preisgabe vertraulicher Daten keine Möglichkeit hätten herauszufinden, wer diese weitergegeben hat. Nur ein Viertel könnte auf der Basis von Aktivitätsprotokollen einen Mitarbeiter ermitteln, der für die Weitergabe verantwortlich zu machen wäre. Für 60 Prozent der grössten Unternehmen wären die potenziellen Auswirkungen eines solchen Verlustes hoch, für 13 Prozent sogar "verheerend".

Die Studie ist als Teil der OpenText Thought Leadership-Reihe erhältlich.

Weitere Informationen unter: www.domorewithyourcontent.com

Ausserdem stellten Doug Miles und James Latham die Studienergebnisse in einem aktuellen OpenText News Podcast vor.

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