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Open Text AG: Schweizer Firmen setzen auf digitales Personaldossier

    St. Gallen (ots) - Viele HR-Abteilungen klagen darüber, dass der Zeitaufwand für die papierbasierte Administration der Personaldossiers zu hoch ist. Langwierige Suchprozesse, wenn sich Dokumente in der Zirkulation befinden oder die einheitliche Ablagestruktur nicht eingehalten wird, verzögern den Verarbeitungsprozess zusätzlich. Kurz: Die eigentliche Kernaufgabe, das strategische Personalmanagement, leidet. Unternehmen wie die SBB oder die SFS Holding haben das Problem erkannt und mit dem Employee Information Management System von Open Text von der papierbasierten Aktenverwaltung auf ein digitales, umfassendes Personaldossier gewechselt. Über erste Erfahrungen mit der effizienten Verbindung von Prozessen und Technologien sowie über die nachhaltigen Optimierungspotenziale papierbezogener HR-Prozesse und die erreichte Erhöhung des Datenschutzes berichtet die SBB anlässlich des SAP Personal Management Forums am 14. Mai 2009 im KKL Luzern.

    Von wertschöpfenden HR-Aktivitäten wie etwa der Lieferung von HR-Daten für die Analyse von Geschäftsprozessen, der Einhaltung strengerer Gesetze bis hin zur Bewältigung der neuen Kinderzulagen treffen HR-Abteilungen auf immense Herausforderungen. Werden die Verantwortlichen mit umfassenden und effizienten Softwarelösungen unterstützt, bleibt mehr Zeit für strategische Entscheidungen, Talentförderung sowie gezielte Weiterbildung. Auch kann der HR Manager einer seiner wichtigsten Aufgaben, nämlich ein offenes Ohr für die Anliegen der Mitarbeiter zu haben, intensiver nachkommen.

    Perspektiven schaffen

    Unter dem Motto "Perspektiven schaffen" führt SAP am 14. Mai das diesjährige Personal Management Forum in Luzern durch. Im Fokus steht unter anderem das Projekt "eDossier" der SBB, welches mit der Employee Information Management Lösung (EIM) von Open Text realisiert wird. Die elektronische Personalakte von Open Text ist speziell für das Zusammenspiel mit SAP ERP HCM konzipiert, beschleunigt Arbeitsabläufe und ermöglicht die rechtssichere, digitale Aufbewahrung von Personaldokumenten. Die Anwender können direkt aus der Open Text-Lösung auf SAP ERP HCM-Objekte zugreifen und SAP-Transaktionen ausführen, ohne die Applikation wechseln zu müssen. Umgekehrt lässt sich aus HCM-Transaktionen die zugehörige Personalakte in EIM aufrufen. Im Dossier kann unter Verwendung von so genannten Thumbnails, also Miniaturbildern von Dokumenten, geblättert werden, um schnell zum gewünschten Dokument zu gelangen. Office- und Desktop-Dokumente oder E-Mails lassen sich einfach per Drag and Drop an beliebigen Stellen in der Akte einfügen.Eine einfache Benutzerführung, die Unterstützung von SAP ESS (Employee Self Service) und SAP MSS (Manager Self Service) sowie ein sicherer Gastzugang, der Anwendern unter Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Bestimmungen einen temporären Zugriff auf Inhalte aus Personalakten erlaubt, zeichnen die Lösung zusätzlich aus.

    Self-Service- und Shared-Service-Szenarien

    Auch Managern und Mitarbeitern kann über SAP Employee- und SAP Manager Self Service punktuell Zugriff freigegeben werden. Über einen webbasierten Gastzugang erhalten sie für einen begrenzten Zeitraum Einblick in ihr Dossier. Dabei ist sichergestellt, dass nur die Inhalte der Akte abrufbar sind, für die der jeweilige Mitarbeiter ein gesetzliches Einsichtsrecht besitzt. Durch die zentrale Bereitstellung von Mitarbeiterinformationen in Aktenform bietet EIM von Open Text auch alle Voraussetzungen zum Aufbau eines Shared Service Centers im Personalwesen grosser Unternehmen. So lässt sich das Personalmanagement aller Unternehmensbereiche zentralisieren und aufgrund der damit verbundenen Synergieeffekte kostensparender und effizienter gestalten.

    Mehr Informationen zum SAP Personal Management Forum unter: http://www.presseportal.ch/go2/landingpages/events/sapPersonal

ots Originaltext: Open Text AG
Internet: www.presseportal.ch

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