Fürstentum Liechtenstein

Einführung eines Qualitätsmanagements in der Landesverwaltung

    Vaduz (ots) - Die Regierung hat im März 1999 die Einführung eines Qualitätsmanagementmodells in der Landesverwaltung aufgrund des EFQM-Modells für Business Excellence, welches zwischenzeitlich von zahlreichen Unternehmen in Europa angewendet wird, beschlossen. Nach Durchführung eines Pilotprojektes und auf Antrag des damit beauftragten Lenkungsausschusses, dem unter anderem die Amtsleiter der vier Pilotämter angehören, hat die Regierung in der Sitzung vom 5. Juni 2001 die ersten beiden konkreten Projekte beschlossen. Es handelt sich dabei einerseits um die Durchführung des Projektes zur Systematisierung und Optimierung der Geschäftsvorgänge zwischen der Regierung und den Amtsstellen und andererseits um die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung, um die Sicht der Mitarbeiter zu Leitungs- und Qualitätsmerkmalen der Landesverwaltung zu ermitteln.     Selbstbewertung

    Das EFQM-Qualitätsmanagementmodell for Business Excellence beruht auf einer Selbstbewertung. Diese Selbstbewertung ist eine umfassende, systematische und regelmässige Ueberprüfung der Tätigkeiten und Ergebnisse einer Organisation anhand eines Modells für Excellence. Der Selbstbewertungsprozess ermöglicht es, Stärken und Verbesserungspotenziale systematisch umzusetzen und den erzielten Fortschritt zu überwachen. Das von der Regierung ausgewählte Modell ist damit ein wertvoller Orientierungsrahmen für ständige Verbesserungen. Die Methodik der Selbstbewertung nach dem Excellence-Ansatz liefert ein leistungsfähiges Diagnoseinstrument und ermöglicht eine objektive Bewertung der Verwaltung anhand von Kriterien, die europaweit auf breite Zustimmung stossen. Von der Einführung dieses Qualitätsmanagementmodells in der Landesverwaltung verspricht sich die Regierung qualitativ hochstehende Arbeit und Dienst- leistungen der Verwaltung auch in Zukunft, vor allem aber zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, zufriedene Kunden der Verwaltung sowie eine hohe Akzeptanz der Landesverwaltung in der Bevölkerung.     Stärken und Potenziale geortet

    Nachdem anfangs 2000 rund 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Landesverwaltung im Hinblick auf die Einführung dieses Qualitätsmanagmentmodells ausgebildet wurden, wurde ein Pilot- projekt mit dem Amt für Auswärtige Angelegenheiten, dem Hochbau- amt, dem Amt für Soziale Dienste und dem Amt für Wald, Natur und Landschaft durchgeführt. Das Pilotprojekt hat gezeigt, dass die vier Pilotämter und damit auch die Landesverwaltung bereits verschiedene Stärken im Sinne des EFQM-Modells vorweisen können. So gibt es zum Beispiel in den einzelnen Aemtern teilweise sehr klar strukturierte Arbeitsprozesse, Führungsstrategien und eine intensive Mitarbeiterbetreuung. Auf der anderen Seite hat das Pilotprojekt aber auch verschiedene Potenziale aufgezeigt, aus denen sich zielgerichtete Verbesserungen ableiten lassen. So ist beispielsweise das Führungsverhalten in den einzelnen Amtsstellen unterschiedlich; die Mitarbeiterzufriedenheit wird beispielsweise nur unvollständig oder gar nicht erfasst.     Amtsinterne und amtsübergreifende Massnahmen

    Das Pilotprojekt hat neben zahlreichen amtsinternen auch amtsübergreifende Massnahmen erkennen lassen. Die Regierung hat in ihrer Sitzung vom 11. September 2000 die Liste der von den vier Pilotämtern vorgeschlagenen amtsinternen Massnahmen zur Kenntnis genommen. Die Pilotämter sind beauftragt, die erkannten amtsinternen Massnahmen selbständig umzusetzen. Es wurden gleichzeitig auch die anderen Amtsstellen der Landesverwaltung eingeladen, aufgrund der vorhandenen Listen der Pilotämter entsprechende Massnahmen in ihrem Bereich umzusetzen. Dazu zählen unter anderem Massnahmen aus dem Bereich der amtsinternen Abläufe, der Terminüberwachung, der Ueberprüfung der Wirksamkeit der eigenen Arbeit oder der Bedürfnisse und Erwartungen von Interessengruppen. Die Pilotphase hat aber auch verschiedene amtsübergreifende Massnahmen erkennen lassen. Die Regierung hat auf Antrag des Lenkungsausschusses beschlossen, vorerst vier amtsübergreifende Massnahmen umzusetzen:        - Erarbeitung eines Leitbildes für die Landesverwaltung     - Durchführung einer Mitarbeiterbefragung     - Systematisierung des Geschäftsverkehrs zwischen Regierung und Amtsstellen     - Entwicklung eines Konzeptes zur Durchführung von Kundenbefragungen        Zwischenzeitlich wurden im Auftrag der Regierung konkrete Projektvorschläge ausgearbeitet. In der Sitzung vom 5. Juni 2001 hat die Regierung die Projektvorschläge für die Systematisierung und Optimierung der Geschäftsvorgänge zwischen Regierung und Amtsstellen sowie für die Mitarbeiterbefragung in der Landesverwaltung zur Kenntnis genommen und die Durchführung dieser beiden Projekte in erster Priorität beschlossen.     Durchleuchtung der Geschäftsvorgänge

    Ziel des Projektes zur Systematisierung und Optimierung der Geschäftsvorgänge zwischen Regierung und Amtsstellen ist es, verbindliche Massnahmen und Regelungen im Hinblick auf eine bessere Koordination und Abwicklung der Geschäftsvorgänge zwischen den Regierungsressorts und den Amtsstellen festzulegen. Für die Durchführung dieses Projektes hat die Regierung eine Projektgruppe eingesetzt, welcher zwei Amtsleiter von Pilotämtern, der Leiter des Amtes für Personal und Organisation sowie der Regierungssekretär angehören. Für die Begleitung und Moderation dieses Projektes hat die Regierung einen externen Projektleiter bestellt. Die Projektgruppe wurde beauftragt, die Abläufe der Geschäftsvorgänge zwischen den Amtsstellen und dem jeweiligen Ressort auf mögliche Verbesserungen im Ablauf, in der Koordination und Abstimmung zu untersuchen und Vorschläge zur Optimierung und Systematisierung zu entwickeln. Durch das Vorhaben soll die Zusammenarbeit zwischen den Amtsstellen und den jeweiligen Ressorts aus organisatorischer Sicht optimiert, vereinfacht und verbessert werden. Neben möglichen Vereinfachungen soll dies auch der Verbesserung der Qualität der Zusammenarbeit dienen.     Mitarbeiterbefragung

    Das Projekt zur Durchführung einer Mitarbeiterbefragung in der Landesverwaltung soll die Sicht der Mitarbeiter zu Leitungs- und Qualitätsmerkmalen der Landesverwaltung ermitteln. Dies ist ein zentrales Anliegen des EFQM-Ansatzes zur Qualitätsentwicklung. Im Rahmen des Pilotprojektes kam zum Ausdruck, dass die Wünsche und die Ansichten der Mitarbeiter zuwenig systematisch erfasst werden, dass dies aber im Hinblick auf die Qualität der Landesverwaltung von grosser Bedeutung ist. Zur Vorbereitung und Begleitung dieses Projektes wurde eine Projektgruppe eingesetzt, welcher der Amtsleiter eines Pilotamtes, ein Vertreter des Personalverbandes öffentlicher Verwaltungen Liechtensteins, ein Vertreter des Amtes für Personal und Organisation sowie eine Mitarbeiterin der Landesverwaltung, welche nach dem EFQM-Modell ausgebildet wurde, angehören. Auch diese Projektgruppe wird von einem externen Projektleiter begleitet und moderiert. Die Projektgruppe erhielt den Auftrag, die Mitarbeiterbefragung, insbesondere den Fragebogen, vorzubereiten und die Durchführung der Befragung sowie die statistische Auswertung zu begleiten. Der Fragebogen wird vor Durchführung der Mitarbeiterbefragung der Regierung zur Kenntnis und Genehmigung unterbreitet.     Die Fortsetzung dieses Projektes zur Einführung eines Qualitätsmanagements in der Landesverwaltung wird voraussichtlich in der zweiten Jahreshälfte 2001 mit weiteren Amtsstellen und Regierungsstellen fortgesetzt. Gleichzeitig wird die Regierung dann auch über allfällige weitere Projekte, wie die Erarbeitung eines Leitbildes für die Landesverwaltung oder die Entwicklung eines Konzeptes zur Durchführung von Kundenbefragungen, wie sie vom Lenkungsausschuss vorgeschlagen worden sind, entscheiden.

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